Partecipare ad una fiera di settore richiede grande impegno e soprattutto un investimento di denaro elevato. Una parte del budget deve essere investito precedentemente all’inizio della fiera, durante lo svolgimento della fiera ed al termine della fiera. In partecipare nella fase precedente alla fiera è necessario non solo pianificare strategie di marketing per catturare l’attenzione dei clienti ma anche formare il personale che parteciperà all’evento.
Non basta avere uno stand ben strutturato, ben arredato e funzionale se lo staff non è preparato e competente. Il successo di una fiera dipende soprattutto dalla qualità dello staff che lavora durante i giorni della fiera e dalla sua professionalità.
Molto spesso i visitatori non vengono accolti con cortesia oppure si trovano di fronte persone dello staff che siano impreparate e che non sappiano rispondere alle loro domande.
Ogni singolo visitatore che accede in uno stand potrebbe essere un potenziale cliente e quindi l’azienda non può permettersi di perdere quest’occasione di potenziale vendita.
Lo staff che partecipa ad una fiera deve:
- Essere sempre predisposto verso i visitatori che giungono nello stand
- Saper ascoltare ma anche rispondere alle diverse domande che gli vengono poste
- Dimostrare di essere professionale e interessato alle esigenze dei potenziali clienti
- Avere un atteggiamento che sia competente
- Possedere un grande spirito di iniziativa
- Resistere alle situazioni di stress e saperle affrontare
- Essere di bella presenza e deve indossare un abbigliamento indicato per l’evento. In America ad esempio è solito indossare un abbigliamento causal, invece, in Italia per gli uomini si preferisce la giacca e la cravatta invece per le donne il tailleur.
Questi indicati sono tutti gli aspetti che non devono essere sottovalutati.
Prima dell’inizio della fiera è bene informare il personale dello stand sugli obiettivi da raggiungere, sui prodotti che verranno esposti, sulle novità dell’azienda. Infatti è necessario che lo staff sappia quali sono le caratteristiche di ogni singolo prodotto esposto, il relativo prezzo, le eventuali modifiche che possono essere apportate, i servizi offerti.
Lo staff deve anche essere preparato sul modo in cui dovrà colloquiare con i potenziali clienti, prestando attenzione alle modalità di comunicazione, su cosa si può comunicare e cosa omettere.
Lo staff deve anche porre domande indirette ai potenziali clienti per approcciarsi al cliente, come ad esempio “come posso esserle d’aiuto?”, “ho notato che si è soffermato su questo prodotto. Desidera avere informazioni?”
Lo staff deve sapere come rapportarsi con la concorrenza, deve conoscere il target dei visitatori che partecipano alla fiera.
Vi alcuni errori che lo staff deve evitare, come:
- La mancanza di attenzione verso i visitatori, da parte dello staff, perché è troppo impegnato a mangiare e a bere;
- La distrazione da parte dello staff impegnato a chiacchierare e distrarsi;
- L’impreparazione da parte dello staff che congeda il visitatore senza prendere i suoi contatti
Circa il 70% delle fiere di settore sono gestite in maniera sbagliata. Ciò significa che l’azienda ha investito tempo e soldi in modo scorretto.